10 FACTORES PARA ORGANIZAR TU EVENTO PERFECTO
Noviembre 2018
Hoy os queremos hablar de algunos consejos a la hora de encontrar el espacio o sitio perfecto para vuestro evento y que podemos aplicar tanto a fincas, hoteles, locales privados, salas de convenciones y ese largo etcétera entre los que solemos elegir habitualmente.
Para encontrarlo no basta únicamente con que este nos cuadre en cuanto a aforo y presupuesto, puntos muy importantes como es lógico, pero que tras multitud de trabajos en los que ha colaborado The Key consideramos escasos para conseguir el evento perfecto que esperan nuestros jefes. Por ello, hemos detectado 10 factores muy importantes que debemos tener presentes y que hoy os queremos contar.
Antes de empezar este listado, queremos dar una serie de pautas que, aunque sean lógicas hemos sido testigos de casos en los que para el cliente no han sido tan lógicas y luego a dado lugar a errores o desilusiones. Nos referimos a puntos como el de visitar de primera mano el espacio, conociendo su amplitud, luminosidad, cómo se comporta el personal en cuanto a experiencia y educación y realizar todas las preguntas y dudas, por simples que parezcan que nos puedan surgir. Esto, aunque parezca algo básico y evidente, no siempre se realiza.
Una vez comentado esto, ya estamos preparado para comenzar con estos 10 factores que debemos tener en cuenta a la hora de encontrar el sitio perfecto para un evento.
¿Evento con ubicación céntrica o en las afueras?
Actualmente en la mayoría de ciudades disponemos de una gran variedad de sitios donde poder realizar nuestra celebración y que podemos diferenciar entre los que se encuentran en el centro de la misma o en las afueras.
Lo primero que tenemos que plantearnos es de dónde vendrán nuestros invitados, ya que si estos vienen del centro seguramente sean más perezosos a la hora de desplazarse demasiado. Pero si por el contrario nuestras oficinas se encuentran a las afueras seguramente estén acostumbrados a desplazarse y no les importe tanto.
Una vez tengamos claro esto, debemos pensar cómo irán, teniendo en cuenta que si como decimos lo organizamos lejos de su sede de trabajo, tendremos que pensar en el transporte. ¿Pondrémos autobuses? ¿Irán con sus propios coches?
¿Qué aforo necesito realmente para mi evento?
A muchos organizadores les gusta contratar espacios grandes, amplios para que la gente se encuentre realmente cómodo y dar una imagen de grandiosidad como marca. Pero no debemos llevarnos a engaños, esto puede jugar en nuestra contra y que los invitados se lleven una mala impresión del mismo.
El decidirse por un espacio demasiado grande, además de suponernos normalmente un desembolso mayor y por tanto un desperdicio del presupuesto, puede hacer que consigamos una imagen desangelada, demasiado fría y distante haciendo que la gente no se encuentre cómoda o pareciendo que hemos tenido falta de convocatoria.
Cómo es lógico, debemos tener en cuenta siempre la gente que se apunta a última hora y siempre contar con algo más de los que previamente se han apuntado, pero intentaremos afinar lo máximo posible con la amplitud de la sala a fin de conseguir la cercanía entre los asistentes y así facilitar la comunicación.
¿Espacio interior o exterior?
La respuesta a esta pregunta nos la marcará bastante la estación del año y condiciones meteorológicas esperadas cuando realicemos nuestro congreso, reunión o fiesta de navidad para empleados.
Los espacios exteriores suelen ser muy agradables al jugar con elementos naturales como jardines y decoración, por lo que serían ideales para eventos en primera y verano. Pero siempre debemos tener presente un plan B en caso de que llueva o haga frío, teniendo alguna sala habilitada por si se diera tal situación.
También debemos contar con que los espacios exteriores pueden ser más incómodos a la hora de montaje de estructuras al no ser el suelo perfectamente plano; y dificultades a la hora de conexiones y cableados al hablar de espacios muy amplios. Pero nuestra recomendación, es optar por espacios exteriores siempre que podamos, ya que estéticamente son más bonitos.
¿Necesito salas anexas o me basta con una?
Sí. Nuestra recomendación es que elijas emplazamientos que te ofrezcan varias salas y son varios los motivo que nos empujan a dar esta afirmación tan rotunda.
El hecho de poder disponer de varias salas te dará la posibilidad de crear diferentes ambientes, pudiendo por ejemplo realizar el check-in, coctel, charla y fiesta en sitios totalmente distintos. Es algo que la gente seguro recibirá con agrado y te ayudará a marcar perfectamente los tiempos de cada etapa del evento.
Debemos estar atentos si optamos por usar diferentes salas ya que debemos tener una correcta señalética para que indique en todo momento dónde se encuentran baños, ropero, salida, etc.
Además, podemos destinar alguna de estas salas anexas que nos faciliten como almacén para los regalos que demos posteriormente, guardar material de montaje o utilizarlo si fuera necesario como apoyo para el catering que demos.
¿Qué equipamiento audiovisual necesito para mi evento?
Esta quizá sea una de las partes de pre-producción más importantes que debemos tener perfectamente definida. Para ello lo mejor es confiar en empresas como The Key, con muchos años de experiencia y una larga trayectoria de eventos realizados.
Empresas que como en nuestro caso, disponga de elementos como altavoces, micrófonos e iluminación de última tecnología y que se pueden alquilar a precios económicos. Además de aprovechar las ventajas de alquilar que nos ofrecen empresas como The Key.
Lo primero que debemos saber es qué necesitamos para nuestro evento, atendiendo a elementos como ¿cuántos micrófonos necesitaré? ¿Los ponentes prefieren micrófonos de diadema o de solapa? ¿Qué potencia necesitaré para cubrir bien el espacio y que se escuche correctamente? ¿Necesito iluminación? ¿Y un escenario?
Es lo que se define como Rider técnico del evento, un documento en el que se especifican los requerimientos tanto del organizador como de los posibles ponentes o artistas como monologistas, músicos o expertos que vayan y que debemos contrastar con el material del que dispone el espacio, alquilando aquello que no tuvieran en stock.
El equipamiento audiovisual de un evento es uno de los puntos más importante que debemos tener presente, no olvidemos que cada vez más compartimos todo en redes sociales y serán nuestros propios invitados los que transmitan fotos y videos de la cita, por lo que debemos crear algo que visualmente impacte y cree una buena imagen de marca.
¿Tienen catering en exclusiva?
Por desgracia, muchas fincas, hoteles o espacios para eventos disponen cada vez más de catering en exclusiva. Esto significa que si nos decidimos por este sitio tendremos que elegir entre los diferentes menús o posibilidades que nos ofrezcan sin poder llevar nosotros una empresa diferente.
Es entonces cuando debemos valorar la oferta en su conjunto, espacio y catering, viendo si realmente nos gusta la propuesta. Algunos sitios con exclusividad acceden a poder llevar otro catering, pregúntalo, ya que muchas veces estos sitios acceden pagando un pequeño porcentaje o comisión como penalización.
El catering es otro de los puntos fuertes para conseguir que se lleven un gran recuerdo de la cita, por ello debemos prestar especial atención a acertar con el menú, nosotros trabajamos con dos de referencia: Catering Isensi y Amatista Catering .
¿Necesito contratar un parking para mi evento?
Si los invitados, ya sea un porcentaje o en su totalidad, van en sus propios coches debemos tener previsto dónde aparcarán. Para ello lo mejor será hablar con parkings de la zona y que nos alquilen un determinado número de plazas de garaje mientras dura el evento y así facilitar la llegada y experiencia de los invitados, más aún si algunas de estas plazas serán ocupadas por el CEO o directiva de la empresa.
Lo ideal es que sea el propio lugar escogido para el acto el que nos facilite estas plazas, así además de ahorrar en coste evitaremos los trámites con empresas cercanas.
Además, se trata de una oportunidad única que debemos aprovechar para ampliar la experiencia de la gente, intentando decorar y logotipar con nuestra marca las plazas asignadas y señalar correctamente el camino hacia el lugar destinado a la acreditaciones o entrada.
¿Espacio público o privado?
Algunos eventos como presentaciones de producto o acciones de Street marketing se realizan en espacio público, por lo que tenemos que tener previstos todos los trámites y sobre todo lostiempos necesarios para las autorizaciones de ayuntamientos ya que suelen ser largos y lentos.
Por el contrario, si optamos por espacios privados todo se desarrolla de manera más fácil y rápida al depender solo del espacio donde vayamos a realizarlo. Pero en este caso, debemos informarnos de si tendremos el espacio en exclusiva, ya que de no ser así pueden aparecer problemas de montaje, llegada de invitados y un largo etcétera que debemos tener previstos.
¿Podré decorar y personalizar el espacio de mi evento?
Es muy importante hablar con el responsable del espacio y concretar las posibilidades que nos dan para decorar y personalizar el espacio a nuestro antojo. Debemos hacerles ver que este factor es de vital importancia para logar un gran impacto visual de marca y que también repercutirá en la propia imagen del espacio para futuros eventos.
Ver si nos dan la posibilidad de colocar vinilos, roll-ups, cartelería y un largo etcétera que hará que nuestra la marca esté siempre visible.
Podremos aprovechar con las características de las que dispone previamente el sitio y enfocar de alguna manera la temática del evento.
¿Qué tiempo de montaje y desmontaje necesito?
Otro de los factores muy importantes a la hora de organizar un evento de empresa, ya que existen muchas cosas a tener en cuenta y multitud de proveedores que tendrán que montar y desmontar.
Por ello lo primero que tenemos que hacer es informarnos del tiempo que disponemos para ambas cosas. Lo ideal es crear una escaleta en la que pongamos cada etapa y llegado el momento seguirla de la forma más rigurosa posible. Siendo conscientes de que podemos coincidir con otros montajes y que se complique todo en caso de no disponer de la exclusividad del espacio.
Tenemos que tener mucho cuidado con otros factores a la hora de montar y desmontar como son la aparición de imprevistos y tener tiempo de sobra para solucionarlos y la custodia de los materiales para evitar robos.
Una vez más, es en estos casos donde debemos confiar en empresas con experiencia y buena reputación que nos garantice el éxito con una buena gestión de los tiempos y un trabajo limpio, seguro y eficiente.
Para el desmontaje el tiempo empleado suele ser menor, pero debemos tenerlo todo también coordinado entre proveedores.
Esperamos que estos 10 factores sirvan para que el evento que estés organizando salga a la perfección, los cuales están hechos en base a nuestra experiencia y profesionalidad.
Ya lo sabes, si estás buscando equipo audiovisual para tu próximo evento y necesitas altavoces, microfonía, iluminación e incluso Dj, no dudes en ponerte en contacto con The Key eventos a través de nuestro formulario o teléfono de contacto.
Juan A. Molina
Marketing y comunicación.