Consejos para organizar capeas

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CONSEJOS PARA ORGANIZAR CAPEAS

Blog de Abril 2018

Con la llegada del buen tiempo se acerca la época de las capeas en Madrid y os queremos dar algunos consejos para organizarlas correctamente para que sean todo un éxito y disfrutemos de una fiesta diferente.


No solo la comida, bebida, sonido o autobuses son elementos fundamentales en las capeas, tras muchos años en el sector y participar en numerosos eventos de este tipo, podemos definir muchos otros puntos de vital importancia en los que debemos pensar si no queremos que nada nos sorprenda y arruine una gran jornada de campo con amigos.


Hoy os traemos una guía con consejos para todos aquellos que estén pensando en organizar una capea con amigos:

¿Qué día?

Este punto es lo primero que debemos definir. A la hora de elegir la fecha de nuestra capea debemos hacer un estudio del calendario en el que tengamos previstos otros muchos eventos que nos puedan minimizar a priori la asistencia de invitados.


Cosas como un festival o una fiesta destacada en una discoteca, puede hacer que veamos dificultades a la hora de reunir amigos que asistan. Por ello lo mejor es estudiar mucho la fecha del evento y apostar por ella entre todos los organizadores.

dj para cumpleaños

¿De día o de noche?

En nuestra opinión son más divertidas las capeas de día, ya que además de aprovechar el sol y el buen tiempo, hace que sea una fiesta diferente a la que podemos tener cualquier sábado en una discoteca.


Pero si por el contrario optamos por hacerla, o que parte de ella transcurra durante la noche no podemos olvidar un punto fundamental que podría deslucir la capea si no lo tenemos previsto, como es la iluminación, ya que, aunque muchas fincas disponen de un buen sistema, otras muchas se quedan escasos y puede desvirtuarla.


Otra cosa que debemos tener en cuenta y avisar a los invitados es que si la hacemos por la noche la temperatura al caer el sol suele bajar bastantes grados y el frio hará que decaiga la fiesta entre los invitados si no van abrigados.


¿Cuánta gente vendrá?

Este es uno de los puntos que primero debéis estimar entre los organizadores y que debéis comprometeros a conseguir. Este número nos servirá para empezar a descartar algunas fincas por capacidad.


No dudéis en ayudaros de otra gente a los que regaléis la entrada si vienen con un cierto número de amigos. Es una técnica muy usada entre los organizadores y que os será de gran ayuda a la hora de sumar gente a la capea.


¿En qué finca?

Llega el momento de coger ordenador y teléfono para ver la disponibilidad y coste de las diferentes posibilidades que existen en la zona. Como consejo nunca debemos alejarnos más del 60/70 kilómetros del lugar de donde venga la mayoría de gente, ya que eso hará que mucha gente no venga.


Debemos preguntar bien las condiciones del alquiler, viendo lo que incluye o el horario máximo que nos permite entre otras cosas.


Una vez decidida, se debe cerrar el acuerdo lo antes posible, ya que son fechas en las que se celebran numerosas capeas y la disponibilidad de fechas es muy limitada.


¿Contratamos autobuses?

Nuestro consejo es que sí. Además de ser un servicio cada vez más demandado por los asistentes ahorrará problemas derivados de juntar el alcohol con el coche.


Igual que la finca, debemos intentar cerrarlos cuanto antes y definir bien con ellos las condiciones de recogida y vuelta al punto de inicio.

¿Ponemos un Dj en la capea?

Por supuesto. Un Dj siempre animará más el evento que si ponemos una lista de reproducción. Además, nos aseguraremos que suenen temas actuales y que la potencia del equipo sea la indicada, ya que muchas fincas no cuentan con altavoces en correctas condiciones o suficientes.


En The Key tenemos Dj especializados en capeas que junto a nuestros equipos de alquiler de sonido e iluminación harán que tu evento se convierta en un verdadero festival al que todos quieran volver.

dj para cumpleaños

¿Barra libre?

Este será un factor que determine el precio de la entrada, ya que si optamos por ella podremos poner un coste más elevado, pero también incurriremos en mayores costes ya que la gente beberá de forma mucho más abundante.


La otra opción es cobrar una entrada más reducida en la que no se incluya la bebida y que cada asistente pague de forma individual o por packs las bebidas y/o la comida. Esta alternativa, aunque mucho menos atractiva para la mayoría de asistentes a las capeas, a los organizadores os asegurará un evento más tranquilo y sin complicaciones a priori por excesos.


Sea cual sea la forma elegida, lo que se suele hacer en las capeas es empezar con cerveza, sangría y refrescos para tras unas horas abrir el periodo de copas.


¿Y la comida?

Aunque lo tradicional son las barbacoas, estas son mucho más laboriosas de organizar, ya que además de implicar un largo periodo de preparación, son más difíciles de repartir si el número de comensales es grande.


Otra opción por la que se decantan muchos organizadores es la de contratar un servicio de paellas gigantes, con los que la comida estará garantizada y su reparto será mucho más fácil y ágil.


No debemos olvidar algunas opciones de merienda o recena dependiendo el horario de la capea, las cuáles serán bienvenidas y hará que la gente recupere fuerzas tras el intenso día de fiesta.


Intentad comprar cosas que en caso de no ser utilizadas puedan devolverse, ya que así nos ahorraréis costes y siempre aseguraréis el que nadie se quede con hambre.


¿Hacemos juegos?

Por supuesto. En este tipo de eventos y más si son de día la gente estará receptiva a participar en juegos en los que con un poco de imaginación y un coste limitado, ya sea por equipos o individuales no falten las risas y anécdotas que no se olvidarán en el viaje de vuelta.


¿Seguridad?

Si el número de asistentes es muy elevado debemos pensar en ella. Aunque muchas fincas la incluyen en el coste, debemos pensar que siempre será una garantía a la hora posibles problemas entre la gente.


Esperamos que estos consejos para organizar capeas os sean de gran ayuda. Si estáis interesados en recibir información sobre el coste de uno de nuestros Dj especializados en capeas o nuestros equipos de sonido e iluminación solo debéis poneros en contacto con nosotros y os haremos un presupuesto personalizado acorde a las características de vuestro evento.


Juan Antonio Molina

Marketing y comunicación.


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Somos especialistas en el servico de DJ para bodas, eventos y fiestas privadas en Madrid y León.

Además de incluir entre nuestros servicios equipos de sonido e iluminación.

 


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